前回の投稿でSAPの振替伝票の話をしました。
今回は、月次締めの作業のお話を。
SAPの中でも、私が行っていたのは、
- コストセンターの登録
- 振替伝票の登録
- 月次締めのためデータダウンロードしたり取り込みしたり。
です。
（受発注あたりはまったくわからないので、その話はでてきません。）
同じSAPでも会社によって月次作業の手順は違うので、派遣先が変われば教えてもらわねばなりません。
とある会社では、コロナ禍真っ最中のため、teams経由で先輩派遣さんにつきっきりで教えてもらいました。
作業の流れは
- 「締まったよ」と社員さんから連絡が来たら作業開始
- SAPにて期間（〇月〇日から〇月〇日）と、抽出したい項目を指定してダウンロード
- ○○ってシステムの情報と照らし合わせて、不要なデータが混ざっていたら削除する
- ダウンロードされたデータをもとにExcel集計
- 上司と関連部署に報告、Excelファイル添付
ざっくりこんな感じです。
作業の１ですが、この会社には経費とか入力を専任する部署が存在していて、
その人たちが、「締まったよ（＝全部入力完了したよ）」と連絡してくれるのです。
締まり次第私たちが作業開始できるわけですが、
年間の予定表はすでに作成されていて、
１１月なら４日、１２月なら１日に…とか、
あらかじめ年間予定表に記載された日じゅうに締めることになっていました。
だから私たちも、予定されている日までに下準備などして待機して待っています。
先輩派遣さん「えーとねえ、SAPの前にまず○○ってシステムからダウンロードして…あなたやってみて！」「そのあとここを開いて…遅いでしょ。２，３分かかるけど辛抱して待って」「じゃ、次、ここからここまでコピー…」
と、teams画面共有ながらおんぶに抱っこ状態で教えていただきました。
そして
先輩派遣さん「…はい。私もチェックしました。あってます。じゃ、上司と他部署にメールしましょう」
と、
私がoutlookでメールしてExcelファイルを正しく添付して…送信を押すところまで見届けてくれたのでした。
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| Gemini作成 |
先輩派遣さん「…大丈夫そうだね。来月からはアナタ一人でよろしくね」
ちゃんと教えてもらえたので、次月からはホントに一人で全部できるようになりました。
「締まったよ」の連絡⇒SAPで期間指定してダウンロード⇒不要なデータがないか確認⇒Excel集計⇒報告
ハイ、できた。
ですが、その３か月後。
上司および社員さんから疑われることとなりました。
「アノ人集計間違ってない？」
…続きます。