営業事務の方とかなら、
売上の数字とかを、
月初が来るたびに、
専用システムから先月分をダウンロードして、集計フォーマットに貼る。
そんな作業に心当たりありませんか？
ところで専用システムって、
売上の数字だろうが出荷数だろうが、
売上0だったものは抽出されません。
数字が動いたものだけがダウンロードされてきます。
例えば、弊社商品は全部で２０アイテムだったとしても、
１月は３アイテムしか売れてなければ、
３アイテム分しか出てきません。
専用システムから先月分をダウンロードして、集計フォーマットに貼る。
というマニュアルに従い、
ダウンロードしたデータをExcelのフォーマットに貼りつけて、
…貼り付けたデータは３列目以降ですね。
この会社では、
一番上の行に月ごとの合計数を出す
ことになっていました。
なので、B1セルに合計が入っています。
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さて、３月が来ました。
ということは今度は、
専用システムで１月～２月までの期間を指定して、数字をダウンロードする。
というのがあるあるだと思います。
そうすると、
- １月には売上ゼロだったけども２月は売上があったアイテム。
- ２月は売上ゼロだけども１月には売上があったアイテム。
の、両方が抽出されてきますので、
おのずと行が増えていきます。
それでもまだ、たったの５アイテム。残りの１５アイテムはまだ数字が動いていないので、抽出されてきませんでした。
しかし、来月、再来月…とどこかしらで数字が動くでしょうから、そのたびに抽出するデータは増えていきます。
Excelのフォーマットに貼り付けてみますと、
どうやら、２月になってからキーボードカバーと外付けハードドライブの売り上げがあったんですね。
そんなわけで、
１月分だけだと３アイテムしかダウンロードされなかったのが、
２月分までまとめると５アイテムに増えました。
ところで…
B1セルの合計が24って…！？ 合計は41のはずなのに！？
それはまあ、
答えは簡単で、
SUM関数の範囲が正しくなくなったから、ですね。
じゃーまぁ、修正しますかぁ。。
ぇええ、毎月ここ手で修正する？
月次作業のたびに修正する箇所がここの合計だけならばまだしも、
実務のときはもっと複雑に工程が入り組んでいましてね、
SUMの範囲すら修正を見落としてしまいそうでした。
（そんなの、範囲指定を広く設定すればいいじゃない！？）
と、言う方も多くおられます。
月次のたんびに、
=SUM(B3:B5)
=SUM(B3:B7)
…てちまちま変えないで、
最初っから、
=SUM(B3:B300)くらいにしておけばいいじゃないのと。
じゃあ、
あらかじめ範囲を広くしておくとどうなるかっていうと…
よくあるのが、
この集計表を２次利用する人たちが、余白にメモを入れたがる。
すると、
合計がおかしくなります。
なんの覚書なんだか、集計表の下の欄の空白セルに自由記述しちゃう人がいたりします。
よって、
あらかじめSUM関数の合計範囲を広くしていたこととからんで、計算結果がおかしくなります。
…関数壊されたわけじゃないんですけどね。
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そんなわけで、この関数です。
=SUM(B3セルから：A列の値が入っている一番下の行のまで）
範囲を確認すると一番したまであるじゃん？って焦るんですが、
この関数にしておくと、
A列の一番下の行までで合計してくれます。
（A列が空白ならB列以降に数字があっても足し算されません）
ちなみに、
A列に空白行があるとこれも足されません。
なので、集計に必要な項目はきちんと上から詰めましょう。
※ご注意----------------------------
以下の動画の状態では、９列目に追加した数字を拾ってしまいます。
A9:A10は空白であるものの、A11に値が入っているのが原因なのでしょう。
それにしても、
B11とC11のセルの数字は合計されないのに…不思議…じゃあないのかな。
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そんなわけで、
- 要らない値は集計表の下にいれないのが望ましい。
- 必要な数値は間をあけずに上詰めで入れる。
- 集計すべき数字のすぐ下のセルに不要な数値を入れられると合計に影響がでるかもしれないから、非表示をつかっておくと２次利用者のメモ書きの影響を受けない。
以上です。