ひどいエラー警告が出る申請書

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 例えばまあ、

こんな申請書があったとしてですよ。


センスなくてすみません。




オフィスワーカーなら大抵、『申請書』なるものを記入した経験があると思います。

そして大体の人が記入漏れをする。

  • 日付入れ忘れてる
  • 住所入れてない
  • 開始日？　わかんなくてぇー　って言ってくる。
  • 同僚が作成した申請書をコピペして上書き修正するものの、社員IDの変更を忘れ同僚のIDのまま提出する。

…という日常茶飯事にうんざりしていたことがありました。




自分でイチから申請書フォーマット作成するときはExcelで作ります。

必ず紙で印刷して手書きの会社だったらWordでもいいのでしょうが、

その時の派遣先様は、Excelのフォーマットに直接入力されてメール添付で提出されていました。


フォーマットには、入力漏れを防ぐために条件付き書式を入れていました。




もし、空白ならセルに色をつける。という設定です。なにかしら記入してくれればセルの色は消えます。



これで、記入漏れは少なくなりました。なぜかID間違いも減りました。



それでもまだ、記入間違いが絶えない箇所がありました。

それが申請書の下の部分。






これなに？ってなる方も多いかも知れません。

実はこのとき、システムのSAPに関係する申請書を扱っていまして。

『６桁程度の数字×６桁程度の数字の組み合わせ』

が必要だったんです。

ところがもーーーのすごく、組み合わせ誤りが多くってですね…

別シートに組み合わせ一覧はつけているものの、ちっとも誤りが減らない。

誤ったままSAPに登録しようものならどエライことになります。



数字で説明するのはやめておいて、

ここは簿記３級用語を利用して…


NG例





正しい例



訂正：ホントは切手は通信費です。でもあの、ここでは簿記の話が重要なわけではないですので…あの…ｱﾉ…ｼﾂﾚｲｼﾏｼﾀ。


こんな感じでちまちま間違って提出されます。

しかし実際はSAP関係の数字でコードの話でした。間違ったまま登録したら大変です（２度目）。



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そんなわけで。

まず、歴代引き継がれている「組み合わせ一覧」を修正し、


修正前



修正後




E10セルに関数を入れて、B9とB10の組み合わせがあってるか判定して、

=IF(OR(B9="",B10=""),"",IF(VLOOKUP(B10,一覧!A:B,2,0)=B9,"正解","間違い"))
まだB9セルやB10セルが空欄なら「空欄」、vlookupがエラーじゃないなら「正解」、エラーなら「間違い」




さらにB9：B10に条件付き書式を追加して






文字でも警告するようにしましょう。
=IF(OR(E10="正解",E10=""),"","分類と小分類の組み合わせをご確認のうえ、正しく修正してください")
E10が空欄または「正解」なら「空欄」にする。それ以外は警告を出す。




あと、E列は『非表示』にしときましょう。









どんな感じか、ぜひ動画でご覧ください。





作業手順はこちらを。










以上。

「真っ黒にするとか！？そこまでしなくてもいいじゃない」と言われたから、ブログのタイトルは「ひどいエラー警告…」としました。




そりゃぁ、「組み合わせ間違ってますよー正しくはどれですか？」って問い合わせたらすぐに返事くれるんなら、私だってここまでしませんよぉ。

でも、返事してくれないまま使用開始日になってはじめて「まだ！？」て聞いてくるんだもーーん。